Værdien af et salg afhænger ikke kun af, hvor meget kunden betaler. Hvornår pengene faktisk står på virksomhedens konto, kan have mindst lige så stor betydning.
Kategori: Finansielle tips
Læsetid: 9 minutter
Introduktion
En virksomhed lukker en aftale på 50.000 euro.
Marginen er god, kunden er veletableret, og kontrakten ser attraktiv ud. Fra et salgsperspektiv er der ikke meget at klage over.
Så kigger nogen på betalingsbetingelserne.
Kunden har 60 dage til at betale.
I løbet af de 60 dage skal virksomheden stadig betale løn, leverandører, software, husleje og andre driftsomkostninger. Hvis aftalen kræver materialer, lager eller eksterne konsulenter, kan en stor del af disse udgifter skulle betales, før kunden har overført en eneste euro.
Pludselig ser aftalens økonomi lidt anderledes ud.
Betalingsbetingelser bliver ofte behandlet som en administrativ detalje, der står nederst på en faktura. I praksis påvirker de virksomhedens arbejdskapital, likviditetsplanlægning og i nogle tilfælde også, hvor hurtigt virksomheden kan tage nye kunder ind.
Prisen på en aftale betyder noget.
Men tiden mellem levering og betaling betyder også noget.
Et Salg På 50.000 Euro Betyder Ikke 50.000 Euro På Kontoen I Dag
Omsætning og penge på kontoen opstår ikke nødvendigvis på samme tidspunkt.
En virksomhed kan afslutte et projekt i august, sende fakturaen med det samme og registrere omsætningen i regnskabet. Hvis kunden har 60 dages betalingsfrist, kan pengene imidlertid først komme ind i oktober.
Virksomheden har gennemført salget.
Den har bare ikke modtaget pengene endnu.
Den forskel bliver vigtig, når virksomheden allerede har haft omkostninger forbundet med leveringen.
Forestil dig, at en kontrakt på 50.000 euro kræver 25.000 euro i leverandør-, materiale- og personaleomkostninger.
Hvis disse udgifter skal betales inden for 15 eller 30 dage, mens kunden først betaler efter 60 dage, finansierer virksomheden i praksis forskellen.
En enkelt kontrakt skaber måske ikke et problem.
Men hvis den samme situation gælder for 20 kunder, kan en betydelig del af virksomhedens kapital pludselig være bundet i ubetalte fakturaer.
Betalingsbetingelser Er En Del Af Den Kommercielle Aftale
Virksomheder bruger ofte betydelig tid på at forhandle priser.
Kunden beder om rabat. Salgsafdelingen argumenterer imod. Ledelsen vurderer marginen. Efter nogle forhandlingsrunder bliver parterne enige om et beløb.
Betalingsbetingelserne får ikke altid den samme opmærksomhed.
Det kan være en fejl.
Forestil dig to kontrakter på hver 100.000 euro.
Den ene kunde betaler inden for syv dage.
Den anden betaler efter 90 dage.
Omsætningen er den samme, men påvirkningen af virksomhedens arbejdskapital er meget forskellig.
I næsten tre måneder kan virksomheden være nødt til selv at finansiere den anden kundes andel af løn, leverandører og andre driftsomkostninger.
Betalingsbetingelser bør derfor vurderes sammen med pris, margin, kontraktlængde og leveringskrav.
De er ikke kun noget, økonomiafdelingen skal håndtere, efter kontrakten allerede er underskrevet.
Lange Betalingsfrister Bliver Dyrere, Når Virksomheden Vokser
Lange betalingsfrister kan være forholdsvis nemme at håndtere, når virksomheden har få kunder og et begrænset antal fakturaer.
Når salget vokser, ændrer situationen sig.
Forestil dig en virksomhed, der fakturerer 200.000 euro om måneden, og hvor kunderne normalt betaler efter 30 dage.
Hvis den gennemsnitlige betalingstid gradvist bevæger sig mod 60 dage, kan beløbet i udestående kundefordringer vokse betydeligt.
Virksomheden kan stadig være profitabel.
Salget kan stadig stige.
Men en større del af virksomhedens penge befinder sig hos kunderne i stedet for på virksomhedens egne konti.
De penge kan ikke samtidig bruges til at ansætte medarbejdere, købe lager, betale leverandører eller finansiere ekspansion.
Det er en af årsagerne til, at hurtigt voksende virksomheder kan opleve pres på likviditeten, selvom den kommercielle udvikling ser stærk ud.
Flere salg kan også betyde flere penge, som virksomheden venter på at modtage.
Store Kunder Har Ofte Den Stærkeste Forhandlingsposition
Betalingsbetingelser bliver særligt interessante, når mindre virksomheder sælger til langt større organisationer.
Store virksomheder har ofte faste indkøbs- og betalingsprocesser. Som leverandør kan man derfor blive præsenteret for 45, 60 eller måske 90 dages betalingsfrist som en standarddel af kontrakten.
For den store kunde kan det blot være virksomhedens normale politik.
For den mindre leverandør kan det have stor betydning for likviditeten.
Det giver ikke nødvendigvis kommerciel mening at afvise en vigtig kunde alene på grund af betalingsbetingelserne.
Men det giver heller ikke nødvendigvis mening at acceptere alle vilkår uden at forstå konsekvenserne.
Hvis en kontrakt kræver betydelige udgifter på forhånd, mens betalingen først kommer flere måneder senere, bør ledelsen vide, hvordan perioden imellem skal finansieres.
Det er en del af vurderingen af aftalen.
Ikke Alle Kunder Behøver De Samme Betalingsbetingelser
Mange virksomheder udvikler standardbetingelser og bruger dem på næsten alle kunder.
Det er enkelt.
Men det er ikke altid den bedste kommercielle løsning.
En kunde, virksomheden har arbejdet med i fem år, og som altid betaler til tiden, repræsenterer en anden situation end en helt ny kunde, der placerer en usædvanligt stor første ordre.
På samme måde er et mindre projekt uden større forhåndsomkostninger anderledes end en ordre, hvor virksomheden skal købe betydelige mængder lager eller materialer før levering.
Betalingsbetingelserne kan afspejle disse forskelle.
Afhængigt af virksomhedens forretningsmodel kan det være relevant at arbejde med depositum, milepælsbetalinger, kortere betalingsfrister for nye kunder eller særlige vilkår ved meget store ordrer.
Formålet er ikke at gøre det besværligt for kunderne at betale.
Det handler om at undgå unødvendig økonomisk eksponering for virksomheden.
Depositum Kan Ændre Et Projekts Likviditetsbehov Markant
For virksomheder, der arbejder med større projekter, specialproduktion eller kundetilpassede leverancer, kan en delvis forudbetaling ændre projektets økonomiske profil betydeligt.
Forestil dig et projekt til 100.000 euro.
Virksomheden skal bruge 40.000 euro på materialer og eksternt arbejde, før projektet kan leveres.
Uden et depositum skal virksomheden måske finansiere hele beløbet selv.
Med et depositum på 30 procent kommer 30.000 euro ind, før en stor del af udgifterne opstår.
Projektets samlede omsætning er den samme.
Marginen er den samme.
Men mængden af arbejdskapital, som virksomheden selv skal stille til rådighed, er meget anderledes.
Depositum passer naturligvis ikke til alle brancher eller kunderelationer.
Men eksemplet viser, hvorfor betalingsstrukturen kan være næsten lige så vigtig som kontraktens samlede værdi.
Rabat For Hurtig Betaling Skal Regnes Igennem
Nogle virksomheder forsøger at få kunder til at betale tidligere ved at tilbyde en mindre rabat.
En kunde kan eksempelvis få rabat, hvis fakturaen betales inden for ti dage i stedet for efter 30 eller 60 dage.
Det kan forbedre virksomhedens likviditet.
Men rabatten er ikke gratis.
Hver gang virksomheden giver rabat, reduceres marginen på salget.
Det relevante spørgsmål er derfor, om værdien af at få pengene tidligere er stor nok til at retfærdiggøre den lavere indtjening.
For en virksomhed med stærk likviditet giver det måske ikke mening at afgive margin blot for at få pengene nogle uger tidligere.
For en anden virksomhed, hvor store beløb er bundet i udestående fakturaer, kan hurtigere betaling være langt mere værdifuld.
Beslutningen bør derfor baseres på virksomhedens konkrete økonomi frem for at tilbyde samme rabat til alle kunder.
Leverandørernes Betalingsbetingelser Er Den Anden Halvdel Af Regnestykket
Kundernes betalingsbetingelser er kun den ene side af ligningen.
Leverandørernes vilkår betyder mindst lige så meget.
En virksomhed, der får betaling fra kunder efter 60 dage, men selv skal betale leverandørerne efter 15 dage, har en helt anden arbejdskapitalsituation end en virksomhed, hvor leverandørerne også tilbyder 60 dages betalingsfrist.
Derfor bør virksomheden se på timingen af betalinger på tværs af hele driften.
Hvis kunderne konsekvent betaler senere, end leverandørerne skal betales, skal virksomheden finansiere perioden imellem.
Når indkøbsvolumen vokser, kan det derfor være relevant at diskutere betalingsvilkår med vigtige leverandører.
Et stærkt samarbejde, forudsigelige ordremængder og en god betalingshistorik kan i nogle tilfælde skabe mulighed for bedre kommercielle vilkår.
Selv mindre ændringer i betalingsfrister kan få betydning, når de gælder store indkøbsvolumener.
Sen Betaling Er Ikke Det Samme Som Lange Betalingsbetingelser
En kunde, der betaler efter 60 dage, fordi kontrakten siger 60 dage, betaler ikke for sent.
En kunde, der har accepteret 30 dage, men konsekvent betaler efter 50, er en anden situation.
Det er vigtigt at skelne mellem de to.
Lange, aftalte betalingsfrister skaber et kendt likviditetsbehov, som virksomheden kan planlægge efter.
Uforudsigelige forsinkelser gør planlægningen vanskeligere, fordi virksomheden ikke med sikkerhed ved, hvornår de forventede penge kommer ind.
En kunde med længere, men stabile betalingsbetingelser kan derfor i praksis være lettere at håndtere end en kunde med korte vilkår, der næsten altid betaler for sent.
Det, kunden faktisk gør, betyder lige så meget som det, der står i kontrakten.
Fejl På Fakturaer Kan Forlænge Betalingstiden Uden At Man Opdager Det
Ikke alle forsinkede betalinger skyldes kunden.
Nogle gange begynder problemet med selve fakturaen.
Et forkert indkøbsordrenummer, manglende virksomhedsoplysninger, forkert juridisk enhed eller en faktura sendt til den forkerte afdeling kan forhindre kundens økonomiafdeling i at behandle betalingen.
I store organisationer med strukturerede kreditorprocesser kan selv en lille fejl betyde, at fakturaen bliver sendt til manuel behandling.
Virksomheden opdager måske først problemet flere uger senere, når nogen følger op på den manglende betaling.
På det tidspunkt skal en korrigeret faktura sendes, og betalingsprocessen kan blive yderligere forsinket.
Gode faktureringsprocesser er derfor også en del af god likviditetsstyring.
At sende en korrekt faktura første gang kan i nogle tilfælde forbedre betalingstiden mere effektivt end gentagne rykkere senere.
Se På Hvordan Kunderne Faktisk Betaler
En kontrakt kan sige 30 dage.
Det betyder ikke nødvendigvis, at kunden betaler efter 30 dage.
Over tid opbygger virksomheder værdifuld information om deres kunders reelle betalingsadfærd.
Nogle kunder betaler næsten altid før tid.
Andre betaler præcis omkring forfaldsdatoen.
Og nogle kræver en eller flere rykkere næsten hver måned.
Den information har kommerciel værdi.
Når en kontrakt skal genforhandles, kan kundens betalingshistorik være en del af diskussionen.
Hvis en kunde konsekvent betaler væsentligt senere end aftalt, kan virksomheden vælge at forhandle andre vilkår, ændre den interne kreditgrænse eller begrænse, hvor meget arbejde der udføres, før betaling modtages.
Formålet er ikke at straffe kunden.
Det handler om at forstå de reelle økonomiske vilkår i kunderelationen.
Bedre Betalingsbetingelser Kan Være Mere Værd End En Lille Prisforhøjelse
Virksomheder vil naturligvis gerne have højere priser.
Men afhængigt af situationen kan bedre betalingsbetingelser nogle gange være mindst lige så værdifulde.
Forestil dig, at en kunde i en forhandling er villig til enten at acceptere en mindre prisstigning eller markant kortere betalingsfrist.
Den højere pris kan umiddelbart virke som det oplagte valg.
Men hvis virksomheden vokser hurtigt og har store beløb bundet i ubetalte fakturaer, kan tidligere betaling skabe større praktisk værdi.
Pengene kan måske bruges til at placere den næste lagerordre, betale en leverandør uden yderligere finansiering eller tage en ny kunde ind.
Derfor bør kommercielle forhandlinger ikke kun handle om pris.
Tidspunktet for betalingen har også økonomisk værdi.
Betalingsbetingelser Bliver Mere Komplekse Internationalt
International handel tilføjer endnu et lag.
Virksomheder kan have kunder og leverandører i forskellige lande, arbejde med flere valutaer og håndtere betalinger gennem forskellige finansielle systemer.
Betalingsadfærd og normale handelsvilkår kan variere fra marked til marked.
Internationale betalinger kan samtidig indebære yderligere behandlingstid, og valutaveksling kan påvirke, hvornår og hvordan virksomheden vælger at flytte sine midler.
Efterhånden som den internationale aktivitet vokser, bliver det derfor stadig vigtigere at forstå både indgående og udgående betalingsstrømme.
En virksomhed kan have et stærkt salg på flere markeder og stadig opleve perioder, hvor betydelige beløb befinder sig i udestående fakturaer.
Et tydeligt overblik over disse strømme gør det lettere at planlægge omkring dem.
Hvordan EasyKonto Kan Understøtte Internationale Betalinger
For virksomheder med aktiviteter på tværs af landegrænser kan betalingshåndtering blive mere kompleks, efterhånden som antallet af transaktioner, valutaer og forretningsforbindelser vokser.
EasyKonto tilbyder finansielle løsninger til kvalificerede internationale virksomheder, herunder multivalutakonti, virtuelle IBAN-konti og betalingsløsninger til håndtering af internationale betalingsstrømme.
Et tydeligere overblik over indgående og udgående betalinger kan gøre det lettere for virksomheder at forstå deres finansielle position og håndtere mere komplekse betalingsstrømme.
De rigtige betalingsbetingelser vil altid afhænge af den enkelte kunde, leverandør og kommercielle relation.
Men en finansiel struktur, der giver virksomheden bedre overblik over betalingerne, skaber et stærkere grundlag for at træffe de beslutninger.
Afsluttende Tanker
En god aftale handler om mere end beløbet øverst i kontrakten.
Prisen betyder noget.
Marginen betyder noget.
Men tidspunktet for betalingen betyder også noget.
En kunde, der skaber betydelig omsætning, men binder virksomhedens penge i flere måneder, kan have en helt anden effekt på virksomheden end en kunde, der betaler hurtigt og forudsigeligt.
Efterhånden som virksomheden vokser, bliver disse forskelle mere betydningsfulde.
Flere kunder betyder flere fakturaer. Større kontrakter betyder større beløb i udestående kundefordringer. Længere betalingsfrister betyder, at virksomheden har brug for mere arbejdskapital for at holde driften i gang.
Det betyder ikke, at alle virksomheder bør kræve betaling med det samme.
Det betyder, at betalingsbetingelser bør behandles som en reel kommerciel beslutning og ikke som en administrativ detalje, der først bliver diskuteret, når fakturaen skal sendes.
Næste gang virksomheden forhandler en større kontrakt, kan det derfor være værd at se ud over det samlede beløb.
Spørgsmålet er ikke kun, hvor meget kunden vil betale.
Det er også, hvornår virksomheden faktisk får pengene.
Det kan ændre økonomien i hele aftalen.